文書の管理方法|ISO22000の正体|時代に追いつくのが成功の元

ISO22000の正体|時代に追いつくのが成功の元

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文書の管理方法

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文書管理の意義

企業や組織体の意思決定は文書によって行われることが通例です。このため、企業活動を行っていく中で、さまざまな文書が発生し、これらの文書を保存し、保管していく必要があります。文書は、パソコンで作成しますが、社内で稟議を上げるときは最終的に紙で出力される場合も多いです。このため、文書が電子ファイルと紙で併存することになりますので、管理の仕方が難しくなっています。また、文書は作成して終わりではなく、その後も利用されます。このため、ダンボール箱などに入れて倉庫に放り込んでおく保存だけでは、特定の文書を利用したいときに、その文書を探すために多大な時間を要してしまいます。このため、利用することを前提に、紙の書類であればファイリングを行い、キャビネット、書架、書庫などに整理して保管し、必要に応じて簡単に文書が取り出せるようにしておく必要があります。文書の所在を管理するために、文書管理システムが導入されます。文書管理システムの導入により、文書が紙又は電子ファイルのいずれの媒体で、どこに保管されているかがわかります。

文書管理の利点

文書には、様々な種類があります。通知や依頼、報告など多種多様であるとともに、契約関係文書、会議関係文書など事案ごと、事業ごとに区分するなどしておかないと簡単に探し出すことができません。このため、文書管理システムの導入に先んじて、社内における文書管理の統一的なルールを明確にする文書管理規程の策定が必要です。また、文書というものは、際限なく増えていきますので、保管年限を設定して、一定の期間が経過したら廃棄するルール作りが必要です。さらに、重要書類や機密文書の定義を行うとともに、それの管理方法も決めておく必要があります。これらのルール作りをした上で、文書管理システムを発注することになります。この文書管理規程が、そのまま文書管理システムの仕様書も基となります。例えば、保管年限が到来した文書については、文書管理システムにおいて表示されるようにしておけば廃棄作業も楽です。さらに、文書名が特定できない場合でも、内容から検索することで探すことができるなどのメリットがあります。